Politique de Protection de la Vie Privée
GENERALITES :
La présente "Politique Protection de la Vie Privée" (ou "PVPP") a pour objet d’informer les Utilisateurs sur le type de données que le Client collecte, en sa qualité de responsable de traitement, à l'occasion de l'utilisation du Service, ainsi que sur la manière dont elles sont traitées. Elle précise également les droits dont les Utilisateurs disposent sur leurs données à caractère personnel.
En utilisant le Service, vous reconnaissez avoir lu attentivement cette PVPP et l’accepter sans réserve de sorte qu’en cas de désaccord avec celle-ci il vous revient de supprimer le cas échéant votre profil utilisateur.
Les données à caractère personnel (les «DCP») concernant un Utilisateur sont celles directement fournies par celui-ci, à savoir les Informations – soit pour mémoire les nom, prénom, adresse email nominative, mot de passe et l'Equipe d'appartenance dudit Utilisateur, qu'il choisit d'enregistrer sur BookADesk pour les besoins d'une Utilisation Nominative.
En tant qu’utilisateur du Site, vous êtes informé et consentez à ce que les DCP que vous fournissez volontairement puissent être utilisées pour les besoins du fonctionnement du Service.
1. Données personnelles fournies volontairement par l'Utilisateur
Il est ici précisé qu'en cas d'Utilisation Anonyme du Service, l'Utilisateur n'enregistre aucune donnée à caractère personnel, de sorte que la présente PVPP n'a pas lieu de s'appliquer.
1.1 Finalité de la collecte
L'Utilisateur fournit lors de son inscription au Service, par le biais d’un formulaire ad hoc avec case à cocher mentionnant un accord explicite, des données à caractère personnel telles que son nom, son prénom, son adresse de messagerie électronique (e-mail), son mot de passe et son Equipe.
Dans ce contexte d'Utilisation Nominative, ces données sont nécessaires pour gérer les accès de l'Utilisateur ainsi que ses réservations – et notamment au regard de la fonction "Trouver quelqu'un" du Service ((fonction non encore disponible au jour de la rédaction des présentes, et qui permettra à un Utilisateur en Utilisation Nominative de faire connaître son statut voire sa position entre :
- Télétravail
- Non visible (c'est à dire présent mais non localisable)
- ou visible (c'est à dire dévoilant aux Utilisateurs qui le cherchent le Desk faisant l'objet d'une réservation à son nom)).
Il est ici précisé que seul le ou les Administrateur(s) du Client ont accès au calendrier des réservations et donc au nom des Utilisateurs ayant procédé à une réservation – hors le cas des Utilisateurs Anonymes. En revanche, les fonctions d'extractions statistiques du Service développées à l'attention du Client sont anonymisées ne permettent en aucune façon de recueillir des données à caractère personnel. Ne sont ainsi collectées que les données strictement nécessaires à ce que l'Utilisateur puisse faire fonctionner le Service conformément aux finalités du traitement.
1.2 Partage des données
KeepZeLink, agissant en sa qualité de sous-traitant pour le compte du Client fournit à ce dernier une solution collectant des données à caractère personnel et permettant ainsi à l'Utilisateur en mode nominatif d'accéder au Service.
Ces informations sont enregistrées dans la base de données de KeepZeLink et ne sont accessibles que par le personnel de KeepZeLink tenu à une obligation de confidentialité. Ces données à caractère personnel sont toutefois susceptibles d’être accessibles par les deux sous-traitants de KeepZeLink que sont l’hébergeur DIGDEO et le développeur du Service, la société Aeternam, tous deux basés en France, et qui s’engagent vis à vis de KeepZeLink comme vis à vis de chacun des Utilisateurs à respecter la confidentialité et la sécurité des données et qui les utilisent uniquement pour la bonne fin des prestations exécutées pour le compte de KeepZeLink, à savoir respectivement le stockage des données personnelles et la maintenance et le développement du Service. Nous garantissons que tous nos sous-traitants externes ont été sélectionnés avec le soin requis afin que nous puissions compter sur la sécurité et notamment sur la confidentialité l’intégrité et la disponibilité de vos données personnelles, et que ceux-ci ont signé avec KeepZeLink un engagement de confidentialité conforme à l'article 28 du RGPD. En dehors de ces cas d’accessibilité par les tiers et pour les fins précitées, il n’est procédé à aucun transfert de DCP.
1.3 Conservation des données
Pour les besoins du fonctionnement même du Service, ces données sont conservées tant que l'Utilisateur maintient son inscription et sous réserve de l’exercice, dans les conditions prévues ci-après, de l’un des droits reconnus par la législation.
En cas de résiliation par l'Utilisateur de son adhésion au Service, les données lui appartenant sont définitivement supprimées de la base de données de KeepZeLink.
Il en de même si le Client met un terme à sa souscription du Service, auquel cas l'ensemble des données seront également intégralement effacées.
2. Données automatiquement recueillies
Aucune donnée n'est recueillie automatiquement, que ce soit sous forme de cookie ou quelque façon que ce soit.
3. Utilisation des données à caractère personnel (DCP).
KeepZeLink collecte des données à caractère personnel afin de vous fournir une navigation optimale ainsi que la meilleure qualité de service dans le cadre de la relation contractuelle instituée par votre acceptation des Conditions Générales et de la présente PVPP. En particulier, KeepZeLink peut collecter, détenir et utiliser vos données personnelles pour les finalités suivantes :
- pour assurer la qualité et l’efficacité de nos services ;
- pour mieux comprendre et évaluer les points d’intérêt en vue d’améliorer notre Site, nos Services et/ou de développer de nouveaux produits et services ;
- pour établir nos propres statistiques de fréquentation du Site.
4. Transferts de DCP en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE)
Etant ici rappelé que conformément à l'art 1.2 de la présente PVPP, nous ne procédons à aucun transfert de DCP au profit de tiers autre que nos sous-traitants, l'adjonction d'un nouveau sous-traitant en remplacement des sous-traitants précités pourrait nous conduire à réaliser une accessibilité, et donc un transfert de DCP, dans les mêmes limites et conditions. Le cas échéant, seraient prises les précautions suivantes s’agissant du pays hors UE destinataire des DCP :
. Si la Commission européenne a rendu une décision d’adéquation, reconnaissant à ce pays un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui prévu par la législation de l’EEE, vos données personnelles seront transférées sur ce fondement ;
. Si le niveau de protection n’a pas été reconnu comme équivalent par la Commission européenne, KeepZeLink s’appuie sur des dispositifs permettant d’assurer des garanties appropriées en matière de protection de vos données à caractère personnel de type Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne ou Règles d’Entreprises Contraignantes (BCR).
5. Droit d’accès, de rectification et d’opposition de l'Utilisateur
Conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés modifiée ainsi qu’au Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) du 27 avril 2016 entré en vigueur le 25 mai 2018, l'Utilisateur dispose d’un ensemble de droits:
- Le droit d'accès à ses données personnelles pour connaître les données personnelles qui le concernent et y avoir accès ;
- le droit de rectification en se connectant à son compte et en configurant ses paramètres ;
- Le droit de demander la suppression de ses données personnelles ;
- Le droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou à la communication de vos DCP, applicables après votre décès ;
- Le droit à la limitation du traitement de ses données ;
- le droit à la portabilité qui ne concerne que les données fournies par la personne concernée et qui sont traitées sur la base de son consentement ou de l’exécution d’un contrat ; ce droit permet à la personne concernée une restitution de ses données qui peuvent, le cas échéant, être transférées à un tiers si elle en fait la demande ;
- Le droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles pour des motifs liés à sa situation personnelle ;
- Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
L'Utilisateur peut exercer chacun de ses droits :
Soit par courrier électronique envoyé à l’adresse suivante : contact@KeepZeLink.com ou bien se rendre sur le Site dans la rubrique « mon compte » s’il veut exercer notamment son droit à rectification sur ses données à caractère personnel.
Soit en envoyant un courrier, à l’adresse suivante : KeepZeLink, 26 rue Jacques Dulud – 92 200 Neuilly sur Seine, en précisant l’adresse à laquelle la réponse doit parvenir.
Pour des raisons de sécurité et éviter toute demande frauduleuse, l'Utilisateur désireux d’exercer ses droits devra, à l’appui de sa demande, joindre la photocopie d’un justificatif d’identité portant sa signature. L’utilisation qui est faite des informations figurant sur le titre d’identité est strictement limitée: les données ne seront utilisées qu’aux fins de vérifier l’identité de l'Utilisateur, et ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire.
Pour obtenir plus d’informations sur l’étendue de vos droits au regard de vos données personnelles et pour effectuer toute réclamation, vous pouvez vous rendre sur le Site de la CNIL : www.cnil.fr.